Idée de comment améliorer sa newsletter interne ?

Tous les responsables de la communication interne le savent : faire circuler l’information de façon efficace dans l’entreprise est essentiel ! Pour ce faire, la newsletter interne a été utilisée depuis nombre d’années afin de communiquer aux collaborateurs les actualités et autres informations stratégiques.

Facile à mettre en place en interne, la newsletter a l’avantage de ne pas demander beaucoup d’efforts de conception et de réalisation. Elle est actualisable à souhait et reste un bon moyen de communication interne. Elle est facilement consultable par email et renvoie vers les espaces qui demandent plus de trafic tel que le blog de l’entreprise, son site internet ou encore ses réseaux sociaux.

Si elle est plutôt pratique à réaliser, la newsletter connaît une baisse de popularité parmi les collaborateurs qui ne la lisent pas nécessairement et peuvent même oublier de la consulter dans certains cas. En effet, les équipes sont prises dans le flot du travail quotidien, ne
consultant que les emails directement liés à leur travail.

La newsletter se trouve ainsi boudée parce qu’elle n’est pas assez attractive pour les collaborateurs, n’arrivant pas à concurrencer l’effet instantané des médias sociaux ou encore du réseau social d’entreprise RSE.

Quelles sont les raisons qui poussent les collaborateurs à bouder la newsletter interne ?

• La forme : L’aspect numéro 1 concerne le format de la newsletter interne. Halte aux articles fleuves qui font peur !
• Le format de la newsletter doit séduire par sa mise en page et les éléments mis en avant. Trop de texte fait fuir et une typographie trop classique peut se révéler ennuyeuse. Optez pour des polices attirantes pour les titres clés, des images de haute définition et une mise en page qui donne envie de lire ! Aussi, utilisez des couleurs qui interpellent et capturent l’œil. Le temps des newsletters noir sur blanc est définitivement révolu et l’usage des couleurs est devenu nécessaire ! Aussi, utiliser la même mise en page pour toutes vos newsletters peut se révéler redondant. Variez les formats ! Ça interpellera vos collaborateurs !
• Le fond : Si les thématiques abordées dans votre newsletter ne capturent pas l’attention de vos collaborateurs, ils ne s’attarderont pas sur votre e-mail. Il est essentiel d’éviter les informations répétitives et peu intéressantes. Ne faites pas de bourrage si vous n’avez pas assez de contenu. Les employés aiment connecter à l’humain et découvrir des aspects qu’ils ignorent sur leur entreprise. Soignez la qualité de votre rédaction et donnez vie à vos articles de blog pour que vos collaborateurs aient envie de cliquer sur les liens de votre newsletter.

Quelques chiffres !
En 2017, le logiciel de tracking d’e-mails Bananatag a publié une étude qui énonce les statistiques de performance des campagnes d’envoi des newsletters internes. Cette étude présente une moyenne de 79% de taux d’ouverture des newsletters internes, versus 15% de clics sur les liens intégrés à l’email.

Ces chiffres démontrent que bien que la newsletter soit un bon outil de diffusion d’information, il n’en reste pas moins que son rôle de renvoi vers d’autres plateformes de l’entreprise reste assez minime. Mais justement, comment améliorer cette newsletter interne ?

Comment augmenter l’intérêt des équipes pour qu’elle soit plus attrayante ?

Les objectifs de votre Newsletter

Si les objectifs de votre newsletter ne sont pas clairement identifiés, il est peu probable que vous réussissiez à développer un outil percutant qui réponde aux objectifs de communication globaux, mais aussi aux attentes de vos collaborateurs.

La newsletter a plusieurs objectifs dont la fidélisation des employés, la communication sur les actualités de l’entreprise, mais aussi la diffusion de messages clés Listez ces objectifs et faites en sorte de les clarifier afin d’en faire des leviers de communication que vous pourrez activer au fur et à mesure de vos différents envois.

Les rubriques de votre Newsletter

L’édito

Premier texte qui capture l’attention du lecteur, l’édito a pour objectif de fédérer les employés autour d’une thématique commune. Soignez-le au maximum et simplifiez les messages qui y sont communiqués afin de permettre aux lecteurs d’absorber l’information de façon aisée.

Cet espace de votre newsletter permet également à la direction de prendre parole. Un chef de projet, le directeur/trice général(e), ou un chef de département particulier peut écrire quelques lignes en s’adressant aux collaborateurs. C’est l’occasion pour la direction de s’exprimer sur des éléments essentiels pour
l’entreprise et les équipes. L’édito est également une introduction de votre newsletter, il peut ainsi contenir des éléments abordés dans la newsletter comme l’employé du mois ou le chiffre du mois.

Petite astuce : Rédigez votre titre en dernier ! Cette règle, appliquée à la rédaction d’article, est aussi importante lors de l’élaboration de votre édito. En attendant la fin de la rédaction pour définir un titre, vous serez imprégné de l’essence de votre édito et aurez tous les éléments en main pour créer un titre accrocheur et qui résonne.

Prenez également soin des première et dernière phrases de votre édito qui sont celles qui sont souvent retenues en lecture diagonale.

L’image à la une

L’image à la une permet d’illustrer et de compléter le texte de votre newsletter. Choisissez une image haute définition que vous placerez en haut de votre e-mail et qui interpellera vos collaborateurs. Cette image pourrait être celle d’un membre de la direction, un employé ou encore un événement interne ou externe que vous voudriez mettre en avant. Insérez un lien à cette image afin de renvoyer vers un contenu plus poussé : La galerie photo de votre site internet, un article de blog, un réseau social…

Le jeu interne

L’une des stratégies les plus efficaces pour la création d’une newsletter réussie est d’intégrer les collaborateurs dans sa conception.

Afin d’intéresser les employés, vous pouvez imaginer des jeux internes avec des prix à la clé comme des goodies. Les gagnants des jeux internes pourront ensuite être mis à l’honneur dans la newsletter. La photo du gagnant pourra être mise à la une et un articl de blog pourra donner plus de détails sur le gagnant, son travail, ses passions et intérêts.

Les actualités

Le propos d’une newsletter, comme son nom l’indique, est de communiquer le news de l’entreprise. Le volet “actualités” devra de ce fait être soigné afin de contenir les dernières informations sur l’activité de l’entreprise, sans pour autant surcharger la newsletter.

En effet, il ne faut pas trop en dire mais simplement énoncer les actualités via titre accrocheur, et en renvoyant vers un contenu plus poussé qui sera hébergé sur le site internet de l’entreprise via le blog ou encore sur le RSE.

Le Calendrier

Dans cette rubrique, communiquez les événements sur site et en ligne de votre entreprise. Que cela soit une assemblée générale, une formation interne, un webinar ou encore une journée d’intégration de nouveaux employés, faites en sorte d’intégrer tous les événements afin de donner plus de visibilité à vos
collaborateurs.

Ils pourront ainsi marquer leurs calendriers des dates les plus importantes. Vous pouvez également synchroniser ce calendrier avec les e-mails des collaborateurs pour que ces rendez-vous soient visibles sur leurs calendriers individuels.

Le chiffre de la semaine ou du mois

Un chiffre clé a toujours beaucoup d’impact sur l’esprit des lecteurs. En effet, l’œil est vite attiré par les chiffres surtout si c’est un élément qui est mis en exergue par une police spécifique et une taille plus grande comparé au texte global.

Vous pouvez publier le nombre de ventes du mois, le nombre des collaborateurs du groupe, le nombre des participants à un événement interne… Valorisez ce chiffre là afin de mettre plus en lumière un fait / événement / réalisation particulier(ère) que vous voulez féliciter ou faire valoir.

L’interview de la direction

Afin de rapprocher la direction des collaborateurs, vous pouvez mettre en place une série d’interviews des directeurs de département ou du/des fondateur(s) / directeurs généraux de votre entreprise.

Celà permettra de mieux faire connaître le parcours des directeurs et de valoriser leur vécu et expérience, mais aussi de rendre les membres de la direction plus accessibles aux employés qui ont rarement l’occasion d’être en contact direct avec leurs directeurs stratégiques.

Ces interviews peuvent être réalisées dans un format écrit ou audiovisuel pour rapprocher encore mieux les membres de l’entreprise.

L’employé du mois

Vous pouvez également publier l’interview de l’employé du mois ou des employés du mois dans le cas de plusieurs filiales. Un portrait complet pourra être réalisé pour permettre aux collaborateurs de connaître la fonction / le poste de l’employé en question mais aussi des éléments plus privés tels que ses ses hobbies et activités extra-professionnelles qu’il voudrait partager avec les équipes.

Le plus important içi est d’humaniser la newsletter en mettant à l’honneur les personnes qui font partie de l’entreprise et qui contribuent à son expansion. En ayant une communication humaine, la newsletter réussit son objectif de connexion des personnes et amplifie son impact positif sur les équipes.

Soignez l’objet de votre email

Optez pour un objet court et percutant qui pique la curiosité, donne envie d’ouvrir l’email et communique l’information de façon efficace ! Évitez les objets trop longs qui seront coupés et utilisez des mots-clés comme “vidéo” ou “photo” pour susciter l’intérêt du lecteur. En effet, les supports visuels et audiovisuels poussent à l’action et incitent les internautes à cliquer, ce qui est moins le cas du texte brut.

Variez la mise en forme de votre newsletter

Afin de ne pas ennuyer vos collaborateurs et d’activer leur regard à l’ouverture de votre newsletter, il est préférable de varier la mise en forme de votre e-mail en utilisant une structure et des couleurs différentes à chaque envoi. Jouez sur l’emplacement des rubriques et intégrez des images qui interpellent. Tout est bon pour capturer l’attention de vos collaborateurs et les inciter à lire votre contenu !

Privilégiez la qualité à la quantité

Garder à l’esprit que vos collaborateurs reçoivent beaucoup d’e-mails et que leurs focus se portent prioritairement sur les e-mails qui concernent directement leur fonction / travail. Pour que votre newsletter soit impactante et qu’elle puisse être lue, privilégiez la qualité du contenu à la quantité d’information publiée.
Ne vous forcez pas à remplir votre newsletter si vous n’avez pas assez de contenu. Ne faites surtout pas de remplissage ! Cela se ressentira et vos collaborateurs bouderont votre e-mail, car il sera jugé inintéressant. Au contraire, faites en sorte de mettre les informations les plus intéressantes en exergue et
d’aérer au maximum votre e-mail. Ça permettra de le garder attractif et intéressant !

Une fréquence d’envoi régulière

Hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle; la newsletter doit suivre un rythme régulier afin d’habituer les collaborateurs et de créer un effet “rendez-vous”. Votre newsletter doit devenir la source d’information la plus attendue par vos employés. Une lettre d’information qu’ils attendent avec impatience et qui crée la cohésion entre les différents niveaux de l’entreprise.

Un peu de fantaisie : Publiez des illustrations ou des caricatures !

Si vous vous sentez d’âme à sortir des sentiers battus, intégrer une caricature à votre newsletter. L’effet de surprise sera garanti puisque cela va interpeller vos collaborateurs et les piquera au vif. Vous pouvez choisir de publier des caricatures existantes sur le web ou encore d’engager un illustrateur qui fera en sorte de développer une caricature spécialement conçue pour votre entreprise. Par cette caricature, vous pourrez communiquer de façon légère et humoristique sur certaines thématiques à vulgariser ou à aborder de façon originale. Autrement, vous pouvez opter pour de simples illustrations représentatives de la vie au sein de votre entreprise, voire des fameux “meme” que vous pouvez facilement créer en quelques clics sur le
web !